Funktionschefsassistent Funktion Perioperativ medicin och Intensivvård - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Karolinska Universitetssjukhuset är ett av Europas främsta universitetssjukhus och rankat som ett av världens sju bästa Universitetssjukhus. Inom sjukhusbyggnaderna i Solna och Huddinge arbetar cirka 16 000 medarbetare. Funktion Perioperativ medicin och intensivvård (PMI) omfattar cirka 1 500 medarbetare och samlar hela sjukhusets resurser inom anestesi, operation och intensivvård för vuxna. Funktion PMI bedriver Karolinska Universitetssjukhuset operationssjukvård, anestesi, pre- och postoperativ vård, högspecialiserad smärtvård samt all intensivvård för vuxna. Verksamheterna är indelade i tre (3) Medicinska Enheterna (ME) och finns i Huddinge och Solna.  Vi ansvarar även för Sterilteknik och logistik samt tryckkammare/HBO.

Nu söker vi en Chefsassistent till vår Funktionschef för ett föräldraledighetsvikariat, på 18 mån, med start senast 1 januari 2022. Som Funktionschefsassistent inom PMI är du placerad på funktionens ledning och rapporterar till Funktionschefen som rapporterar till Sjukhusdirektören och ingår i sjukhusets ledningsgrupp. Du har en viktig nyckelfunktion i Funktionen, ser till att arbetet flyter på smidigt och fungerar som ett administrativt och koordinerande stöd till Funktionschefen och funktionschefens ledningsgrupp och linjechefer.  

Om tjänsten

Huvudsakliga arbetsuppgifter 

• Agera som spindel-i-nätet för Funktionschefen gentemot funktionschefens ledningsgrupp
• Extensiv kalender- och möteshantering inklusive e-mail korrespondens, uppföljning och prioritering
• Stötta Funktionschefen genom att koordinera deadlines, sammanställa handlingar och presentationer till olika mötesfora och andra intressenter
• Deltagare i taktiskt ledningsråd och funktionsledning. Ta fram agenda, skriva minnesnoteringar, to-do lista och sköta uppföljning
• Vara sekreterare i, sammankalla, protokollföra och följa upp frågor för Funktionens samverkansfora i samråd med HR-chef för funktionen
• På uppdrag av Funktionschef sammankalla, följa upp åtgärder och vara sekreterare i arbetsplatsens (våningsplanet) Arbetsplatsträff (APT)
• Övrigt administrativt stöd efter uppdrag och delegering av Funktionschef och, efter överenskommelse på eget initiativ
• Projektleda diverse event och arrangemang som tex Chefsdagar, planeringsdagar, halvdagar, m.m.
• Diarieföring, handläggning och distribution av Funktionsövergripande beslut samt beslut enligt funktionens– och sjukhusets delegationsordning
• Sedvanliga sekreteraruppgifter såsom Fakturahantering, inköpssystem osv.
• Deltaga i och framtagande av agenda, kallelse och noteringar för veckovisa operativa möten med ledningsgruppen.
• I förekommande fall projektstöd och projektkoordinator i diverse utsedda arbetsgrupper inom Funktionens ledning

I tjänsten ingår också att arbeta med intern kommunikation. Detta innebär i korthet;

• Vara ansvarig redaktör för Funktionschefens veckovisa chefsbrev
• Uppdatera intranätet (Inuti) och Karolinskas externa sida för Funktionen
• Vara redaktör och projektleda arbetet för PMI posten (ett kvartalsbrev till alla medarbetare)

Anställningen är ett föräldravikariat med start senast 2022-01-01 tom 2023-08-31 med placering som Funktionschefsassistent vid Funktion PMI. Möjlighet till inskolning under minst 2-4 veckor beroende på startdatum och omständigheter. Fysisk placering kommer huvudsakligen vara i Solna men arbete bedrivs även i Huddinge och i viss mån finns möjlighet till distansarbete. Inom funktionen finns ofta många spännande öppningar och en möjlighet till annan placering efter utgången av vikariatet kan vara möjligt.

Vi söker

Du är en driven och ansvarstagande person som trivs i en administrativ serviceroll. Som person är du även serviceinriktad, prestigelös, strukturerad, lyhörd, initiativrik, förändringsbenägen och har mycket god samarbetsförmåga. Du känner dig bekväm med många kontaktytor, parallella arbetsuppgifter och har lätt för att prioritera.  

Vi vill att du är en god kommunikatör som kan formulera dig väl i text och bild. Vi ser gärna att du har vana av, och ett intresse för, internkommunikation. Framförallt i skrift och förmåga till att fånga upp, lyfta och formulera det som behöver kommuniceras vidare i olika lämpliga kanaler.

Du arbetar proaktivt och trivs med att arbeta såväl självständigt som i grupp. Du har en positiv grundinställning och delar våra värderingar ansvar, medmänsklighet och helhetssyn.

Kvalifikationer 

Krav: Mångårig erfarenhet av chefsstöd motsvarande VD-assistent och liknande arbetsuppgifter såsom projektarbete, kommunikation och/eller verksamhetsutveckling. Lägst gymnasial utbildning, Utmärkta kunskaper i Office-programmen Excel, PowerPoint, Word, Teams.

Meriterande: Erfarenhet av systemen Heroma, TakeCare, Raindance, ClockWork och EpiServer (webredaktionellt program).

Den sökande ska vara öppen för att använda sig av nya digitala arbetsverktyg, kunna prioritera samt arbeta självständigt och fatta egna beslut inom delegerade ramar. Förmågan att kunna uttrycka sig väl både muntligt och skriftligt i svenska och engelska är viktigt.

För att din ansökan ska vara komplett ska den innehålla:
1. CV
2. Övriga bilagor (bilagor bifogas i förekommande fall)
- Personligt brev
- Yrkeslegitimation

Välkommen med din ansökan!