Kvalificerad assistent till Hälso- och sjukvårdsdirektören - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Är du en självgående assistent med hög leveransförmåga som tycker om att ge god service? Då finns det ett viktigt och spännande arbete för dig på Hälso- och sjukvårdsförvaltningen.

Om tjänsten
I rollen som Hälso- och sjukvårdsdirektörens (HDs) assistent ansvarar du för det administrativa stödet till HD och HDs Planeringschef (PlC). Det innebär bland annat att vara behjälplig med planering av och förberedelser inför möten och att vara en nyckelperson i att säkerställa flödet i hanteringen av olika typer av dokument och beslut. Rollen innebär att både arbeta självständigt och nära tillsammans med övriga kollegor.

Exempel på arbetsuppgifter:
• Koordinera och organisera HDs och PlCs kalender samt hantera HDs korrespondens via mejl, post och telefon
• Ansvara för administrativt stöd till Hälso- och sjukvårdsförvaltningens ledningsgrupp i form av mötesbokning, utskick agenda samt planering av planeringsdagar/konferenser, etc.
• Förbereda presentationsmaterial
• Protokollföring/minnesanteckningar
• Dokumenthantering av t. ex delegations- och verkställighetsbeslut
• Personal- och ekonomiadministration
• Bistå med expertis och kunskapsstöd gällande vanliga administrativa system som t ex Raindance, Officepaketet, Heroma
• Aktivt förbättra och effektivisera administrativa rutiner.

Kvalifikationer
Vi söker dig som är en van administratör med flerårig erfarenhet av liknande roller, gärna med erfarenhet från offentlig verksamhet. Du har minst gymnasiekompetens.

Du är en skicklig problemlösare med förmåga att hantera en komplex kalender. Du har god vana att kunna sammanställa och arbeta fram powerpointpresentationer och formella beslut. Rollen kräver att du har goda kunskaper i svenska och är skicklig på att uttrycka dig tydligt, korrekt och professionellt i tal och skrift. Vidare har du mycket goda kunskaper i administrativa system såsom Officepaketet, Outlook, Teams mfl och du har förmåga att snabbt sätta dig in i nya system för personal- och ekonomihantering.

Du är strukturerad, organiserad och du har en god planeringsförmåga och ett proaktivt arbetssätt. Vidare är du kommunikativ och har en utvecklad samarbetsförmåga med talang att bygga goda relationer med olika intressenter. Då arbetet innebär att du har direkt tillgång till förvaltningens samlade information är din integritet avgörande och för att bli aktuell för uppdraget kommer du att genomgå en säkerhetsprövning. Arbetet kräver att du är fysiskt på plats på kontoret och att du kan vara flexibel i hur du disponerar din arbetstid i dialog med HD. Arbetsbelastningen kan periodvis vara hög vilket ställer krav på stresstålighet och prioriteringsförmåga. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!